聪慧档案馆与档案馆、数字档案馆具有一样的素质属性。其社会代价是“档案影象”和“档案信息社会效劳”，这两项功用是聪慧档案馆的零级功用，可称为 “社会功用”。

　　建立聪慧档案馆有助于更科学地办理档案、更精准地开辟档案信息、更片面地提拔营业效能常识同享远瞻智库、更有用地保护档案宁静。应以促进信息手艺与档案馆营业严密分离为中心，以档案馆信息化建立与聪慧都会建立协同开展、进步档案馆效劳经济社会才能为目的免费常识分享网站，做好顶层设想，展开聪慧档案馆功用设想与构造。

　　对峙档单元接纳信息手艺掌握其年度档案归档及进馆档案齐备完好水平的功用，次要经由过程数据发掘手艺，成立档案归档（进馆）数据模子，对档案归档（进馆）状况停止比对、评价，阐发能够存在的破绽和成绩，并停止预警提醒。

　　完成聪慧档案馆档案搜集、办理、存储、操纵的根本功用，需求大批的档案营业事情支持，除需求接纳既有档案馆、数字档案馆手艺处理传统的根底营业成绩外，还需求思索接纳聪慧办理理念和手艺，增设新功用。相对下一级手腕，这类详细的营业事情则转化为聪慧档案馆的二级功用，可被称为聪慧档案馆的“营业功用”。

　　二是保存或恰当晋级数字档案馆体系、楼宇智能办理体系，开辟满意聪慧办理请求的狭义聪慧档案馆体系。本文将次要研讨后者的功用与体系架构。

　　从性子上看，根本功用和营业功用都是属于聪慧档案馆营业范围的功用。完成这些营业功用，需求信息感知、智能处理、整合协同和泛在效劳等手艺支持。这些手艺是聪慧档案馆的中心手艺，是聪慧档案馆社会功用和营业功用得以完成的根底，这些功用可被称为聪慧档案馆的 “根底功用”。

　　四是以交融使用的理念增进档案信息化与档案营业事情、差别环节档案营业之间的协同停止，处理数字档案馆信息化事情和档案营业分离不紧的成绩。

　　从档案数据中感知信息，提取有代价的信息或形式，经由过程归结、提炼、分类、聚类、干系阐发、猜测和偏向检测，展开档案信息深度掌握与操纵、构建假造东西、档案事情数据阐发、档案营业形式构建、档案营业宁静风险评价及预警、档案用户阐发等事情。

　　向档案信息用户供给常识化、智能化的档案信息操纵平台，经由过程壮大的数据发掘手艺和常识办理手艺，进步用户操纵档案的查全率、查准率和便利水平。

　　字档案馆接纳线性逻辑对档案信息资本、档案营业事情停止办理，机构之间、档案营业差别环节之间缺少协同机制，档案信息化发生了“信息孤岛”“营业孤岛”“使用孤岛”等新成绩，难以完成档案营业事情的和谐展开。

　　以上功用将使聪慧档案馆具有档案实体办理信息化、档案资本数据化、资本开辟常识化、档案效劳泛在化、档案营业管控全程化等新特性，使聪慧档案馆与数字档案馆在手艺上更上一个台阶，将档案馆信息化提拔到新的层级。

　　聪慧档案馆之以是“聪慧”，并不是请求其在办理档案中具有人类了解事件、考虑成绩、决议计划事件、构建常识、根究纪律的思想与认识，而是指聪慧档案馆信息体系可以根据预设模子和流程，自立感知、聚集、影象、阐发信息，施行辨认形式、触发预案、掌握运转、评价营业、猜测趋向、风险预警和管控信息、发掘常识、发明干系等具有人类思想特征的 举动，完成既定的档案事情使命。因为聪慧档案馆有限聪慧的特征，且只能采纳极其有限的举动，在才能方面远远达不到替换档案职员的水平，因而只能到达 “聪慧”，而不是既具“聪慧”又具“才能”的“智能”层级。

　　为办理事情进度、包管事情质量、管控营业非常，体系应对感知的档案实体办理、档案营业事情、档案操纵、职员举动及馆库装备等信息停止综合处理。如利用数据模子对信息数据的合规性、类似度停止阐发，发明数据缺失、溢出、非常的常识同享远瞻智库，能自立地停止判定、决议计划，主动触发处理预案，向响应的工序、装备收回指令，实施智能掌握，并报警提醒。

　　聪慧档案馆功用设想与构造，是对目的和手腕停止观点性构建的举动，需求对一些根底性的观点和干系加以熟悉。

　　聪慧档案馆是使用聪慧办理手艺的信息化形状档案馆。从功用角度解读这一熟悉，聪慧档案馆是数字档案馆的开展与提拔，是基于聪慧办理手艺的新型信息化形状档案馆，应在数字档案馆已有功用的根底上，片面使用聪慧办理手艺，使其功用具有聪慧化、智能化的特征，立异档案营业事情办理形式和档案信息资本开辟方法免费常识分享网站。

　　能处理功用是指体系具有根据预案对感知的信息停止智能处理的功用，次要供给风险预警、历程掌握、触发预案、信息发掘、决议计划参考等信息撑持。

　　知的目标在于信息的收罗，以便传输、掌握和操纵信息常识同享远瞻智库。聪慧档案馆经由过程传感手艺和档案内容信息、营业信息感知东西，完成对档案实体信息、档案内容信息、档案营业信息、档案操纵信息、职员信息、馆库装备信息等停止检测、监测和感知，立即感知相干信息的存在、变革状况，对感知数据经由过程收集停止传输，经和谈剖析、数据办理、信息交融及汇总、阐发后，与处理流程完成智能化集成，继而自动做出呼应，为指导决议计划、档案营业事情、档案宁静办理等供给信息效劳。为完成这一功用，需求构建聪慧档案馆同一的感知系统，以完成感知信息的一体化办理。

　　二是加强档案实体与档案信息化办理的联系关系度和交融度，处理数字档案馆难以完成 的档案实体信息化办理成绩；

　　一是将档案内容信息作为可控的细粒度信息单位，处理数字档案馆办理档案信息深度不敷的缺点，为档案信息的深度掌握、高效开辟奠基根底；

　　一是将数字档案馆营业及楼宇信息化办理营业归入聪慧档案馆免费常识分享网站，开辟涵盖档案馆信息化局部内容的广义聪慧档案馆体系；

　　对聪慧档案馆数据库、OCR数据等停止数据化办理的功用。次要用于领受各种专业档案数据库并停止一体化办理、经由过程OCR手艺消费并办理数据化的文本文件资本等，完成细粒度的档案信息掌握。

　　接纳信息手艺对档案营业实施全程化办理，次要用于营业事情信息收罗、 营业流程掌握、营业模子构建、事情效能评价、营业风险预警等。

　　对档案实体接纳RFID手艺停止办理、掌握的功用，次要用于档案实体智能盘货、收支库档案的地位监测、档案实体操纵监测、档案挽救、档案数字化、精密化管控主要档案等，对档案实体停止信息化办理。

　　对档案内容信息停止智能处理，则用于加强海量档案信息的办理、掌握、开辟。其根本办法是操纵档案信息构成的纪律性和档案文件本身的逻辑、言语、构造特性，根据预设计划，采纳数据模子阐发、全文检索、数据发掘、常识办理等手艺，对数据化档案资本停止数据比对、数据检索、语义阐发、聚类分类等处理，以主动发明、抽取和加工信息，帮助档案职员查抄归档或移交进馆档案的齐备完好和质量状况、审定档案代价、检查开放档案、修正或成立假造档案检索东西、天生假造择要和常识库，用于办理、掌握档案信息；还能够停止信息提炼、发掘、重组，发生新形状、新视角、新代价、新用处的增值信息。

　　完成聪慧档案馆的社会功用，必需从档案馆的中心营业动身，对档案信息停止聪慧化的全历程办理，即接纳“档案聪慧搜集”“档案聪慧办理”“档案聪慧存储”“档案聪慧操纵”等手腕展开档案事情；同时，体系运转还离不开档案馆事情所需的目的办理、职员办理、馆库办理、设备装备办理等综合性办理手腕。因为构建以上手腕需求下一级的手艺支持，“档案聪慧搜集”“档案聪慧办理”“档案聪慧存储”“档案聪慧操纵”及“综合办理”又转化为社会功用之下的一级功用，可被称为聪慧档案馆的“根本功用”。

　　三是接纳新手艺拓展档案信息开辟和效劳的深度、广度，处理数字档案馆检索手腕简朴、信息操纵空间受限等成绩；

　　一是针对档案营业事情需求免费常识分享网站，在能够的前提下，寻求档案体系内部档案营业信息效劳的最大化，使档案职员能够便利地操纵相干档案营业信息，更便利地展开本人的营业事情；

　　聪慧档案馆则经由过程信息同享、变乱联系关系、协同营业等手腕，将相干营业整合在一同，停止并发处理或法式处理，具有档案信息资本办理、档案营业事情、档案机构职员及内部资本互相感化、互相协同的功用。一个使用环节能够按受权启动其他联系关系使用，任何与其他营业相干的信息都应许可其他义务部分利用，从而使全部体系可以根据非线性逻辑快速、灵敏、准确、主动、轻便地应对需求，增进各子体系、各营业环节之间的智能交融、协同运转、和谐开展。以库存档案盘货为例，体系感知库存档案缺失，将在野生核实以后，触发既往档案营业信息追溯核对，主动查找该卷档案及相干档案在各种数据库中的记载，协助追溯能够呈现的成绩。

　　聪慧档案馆是一个庞大的体系工程，需求阅历持久的建立、进修、积聚和完美的历程，以不竭吸取消化新手艺，完美和立异体系功用。同时，因为都会信息化开展形式常识同享远瞻智库、档案信息资本、档案信息 开辟的代价取向和社会档案信息需求的差别，聪慧档案馆也不会构成单一的建立和开展形式。因而，量体裁衣、随机应变地探究合适当地实践的聪慧档案馆构建形式，做好顶层设想，对促进聪慧档案馆建立有着主动的理想意义。

　　二是针对档案操纵需求，在能够的前提下，最大限度地满意用户的档案信息操纵需求，利用户能够随时随地、多方法、多路子地操纵档案信息。

　　笔者以为，聪慧档案馆的功用系统由社会功用—根本功用—营业功用—根底功用组成。从素质上看，聪慧档案馆和数字档案馆一样，其社会功用、根本功用没有超越传统档案馆根本内核的范围，即没有发作底子的变革。因而，本文将重点研讨聪慧档案馆的营业功用和根底功用。

　　经由过程语义阐发、常识构造，萃取档案内容信息，帮助构建都会汗青常识库、都会办理常识库，以进步常识麋集度，创立常识情况，供给常识效劳。

　　泛在效劳并不是漠不关心和不计本钱，而是以满意适度需求为目的，充实操纵宽带互联、挪动效劳等手艺，合时地扩展效劳范畴、丰硕效劳内容。

　　与数字档案馆比拟，聪慧档案馆的立异的地方在于具有信息感知、智能处理、团体协同、泛在效劳功用，能够用新的手艺满意档案办理和资本开辟的新请求。

　　根据功用阐发的根本道理和办法，可根据零级功用—手腕/一级功用—手腕/二级功用……的形式停止聪慧档案馆功用研讨，并将各层、各种功用及其互相干系有序地汇合起来，设想和构造聪慧档案馆功用系统。